Tulevaisuuden työtilat 150 hengelle

Tiedätkö, miten unelmien työtiloista tulee totta?

Asiakkaamme Meita Oy oli tehnyt päätöksen Lappeenrannan toimiston muutosta heille uusiin toimitiloihin. Miten tiloista saataisiin oman näköiset ja toimivat 150 tietotyöntekijälle, joista osa työskentelee tiloissa jatkuvasti, osa osittain etänä? Tässä kohtaa Meita otti yhteyttä meihin.

Ainutlaatuinen tapa selvittää tilatarpeet, tunnelmatoiveet ja pelisäännöt

Aluksi perehdyimme tiloihin sekä Meitan brändiin, toimintaan ja tahtotilaan. Kävimme Meitan avainhenkilöiden kanssa läpi tulevien tilojen layout-piirustuksia ja työtilatarpeita. Niiden pohjalta lähdimme luomaan erilaisia tunnelmia, jotka visualisoimme väreillä, kuvilla ja avainsanoilla tunnelmakorteiksi. Avainhenkilöt valitsivat tunnelmakorteista kuusi jatkoon.

Henkilökunnan osallistuminen tilojen suunnitteluun toteutettiin iDb Vision® -haastattelubotilla. Työntekijät saivat kaikki samaan aikaan linkin bottiin. Botin alussa Meitan henkilöstöjohtaja Titta Saksa kertoi lyhyellä videolla tulevasta työtilamuutoksesta ja siihen liittyvistä periaatteista, innosti henkilökuntaa osallistumaan ja oppimaan uusia työskentelytapoja. Sen jälkeen esittelin videolla layout-kuvien avulla tilojen käyttöä ja jakautumista erilaisiin työtarpeisiin ja toimintoihin. Esittelin myös avainhenkilöiden valitsemat tunnelmakortit. Sen jälkeen alkoi botin varsinainen haastatteluosuus, jossa työntekijä sai valita minkälaisen tunnelman haluaisi mihinkin työtilaan, kertoa miten paljon itse tulee tiloissa työskentelemään ja minkälaisia työtä tekemään. Lisäksi työntekijä sai valita minkälaisia yhteisiä monitoimitilakonseptin pelisääntöjä hän jatkossa haluaa toimistolla noudatettavan.

150 työntekijästä 117 vastasi kyselyyn jo heti joululomalla!

Hyvä vuorovaikutus toteutui täysin digitaalisesti

Botti oli menestys. 150 työntekijästä 117 vastasi kyselyyn jo heti joululomalla!
Hyvä vuorovaikutus perustuu toisen tarpeiden tunnistamiseen ja niiden kuulemiseen. Sen toteutimme iDb Visionin® eli vuorovaikutuksellisen bottihaastattelun avulla täysin digitaalisesti. Kaikki työyhteisön jäsenet pääsivät keskustelemaan tasavertaisesti, samaan aikaan, nimettömänä ja luottamuksellisesti. Työntekijät pitivät siitä, että heiltä kysyttiin ja he saivat osallistua suunnitteluun. Bottihaastattelun etu on se, että se kokoaa tiedon selkeiksi tulosraporteiksi. Sitten ei tarvitse arvailla vaikuttiko haastattelijan persoona lopputulokseen tai ovatko oletukset oikein. Kansa puhui, ja puolueettomat tulokset ovat helposti kaikkien nähtävissä.

Meitan HR-asiantuntija Susanna Mäkiniemelä koki hyvänä sen, että tilakonseptista voitiin kertoa videolla “Meitan äänellä”, Meitan avainhenkilöt saivat valita tunnelmakortit bottiin ja vaikuttaa ohjeistukseen sekä laatia omat pelisäännöt mukaan.

Marjukka Ervelius, joka toimii Meitassa asiakkuusvastaavana, kiitteli mahdollisuutta käyttää bottia kännykällä. Henkilökunnan mielestä käyttö oli erittäin sujuvaa, kun botti ohjasi käyttöä ja oli vuorovaikutteinen. Se sopi fiilikseen ja visuaalisen asian äärellä oloon.

Tulosaineisto antaa hyvän lähtökohdan viedä muutosta eteenpäin

iDb Visionin® tulosraportti antaa suunnittelijalle selkeät tiedot, mitä halutaan ja tarvitaan. Raportista selviää yksiselitteisesti kuinka moni tulee tarvitsemaan työtilaa toimistolta ja mihin tarkoitukseen, sekä minkälaisia tunnelmia ja kalusteita erilaisin tiloihin halutaan. Tämä säästää suunnittelijoiden aikaa ja helpottaa osallistamisprosessia. Suunnittelijalle jää kuitenkin täysin luova vapaus, sillä hänen näkemystään tarvitaan jo tunnelmakorttien luomisessa.

Myös asiakasorganisaation johdolle raportti osoittaa todelliset tarpeet ja toiveet selkeästi. Lisäksi organisaatio saa tärkeää tietoa siitä, mihin yhteisiin pelisääntöihin työntekijät haluavat sitoutua. Todelliseen tietoon perustuva tulosraportti minimoi kalliit virhearviot tilojen suunnittelussa sekä helpottaa vaikeista pelisäännöistä sopimista.
Henkilökunnalle kyselybottiin vastaaminen lisää kuulluksi tulemisen tunnetta, yhteisöllisyyttä, sitoutumista yhteisiin tiloihin ja pelisääntöihin sekä kasvattaa odotusta tiloihin pääsemisestä.

Tälle pohjalle on hyvä lähteä toteuttamaan unelmien työtiloja.

Kati Räisänen

iDb työelämän asiantuntija ja muutoksentekijä